怎样高效组织一场会议?

栏目:文章 发表于:2020-3-19 23:40查看: 66117
要成为高效会议的组织者,需要掌握一些必要的管理工具与技巧,以及这些工具与技巧的组合使用。从事领导与管理工作的人离不开会议,会议成为传达思想、研究工作、解决问题的重要手段,但会议效率与效果却千差万别。议 ...

要成为高效会议的组织者,需要掌握一些必要的管理工具与技巧,以及这些工具与技巧的组合使用。

从事领导与管理工作的人离不开会议,会议成为传达思想、研究工作、解决问题的重要手段,但会议效率与效果却千差万别。

议而不决、延迟、跑题、争辩等是会议常见的问题,挖掘这些常见问题的背后因素,能让你成为一名高效会议的组织者。

01 初级会议组织者

大多数会议组织者,能从会前准备出发,扣住会议七大基本要素:

会议目的:召开会议的原因;

会议目标:会议要达成的结果;

会议时间和地点;

会议议程:有明确具体的议程及内容;

会议记录:指派专人记录会议内容;

追踪:要求与会者会后采取行动,执行会议决议;

会议纪律。

笔者认为,做到上述会前、会中、会后三个方面七大要素均不漏项,形成PDCA闭环,只是达到了初级会议组织的水平。

02 中级会议组织者

从主持人、参会者和后台支持服务三个角度来落实上述会议七要素。

▌主持人:

对会议议题进行充分酝酿、准备,收集必要数据与事实,必要时安排他人一起准备,使会议议题有备而来,讨论时避免素材不足造成无法深入与形成共识。

▌与会者:

与会者的挑选很重要。一些组织往往存在面子思想:如“这个会某某领导不参加好像不合适,没有给面子”,人情式地邀请与议题无关或关系不大的领导参会;而与议题横向或纵向相关的人员却没有邀请参会。

▌后台支持服务:

会议场所的准备、会议人员到会引导、会议进行中的手机集中管理以及茶歇、会议记录与录音、会后形成纪要与跟踪等等,这方面的细节做到位,可以大大提升会议效率与效果,对会议闭环管理形成重要支持,可以使会议主持人的精力集中在会议主题上。

03 高级会议组织者

实践中,处于初级水平的会议组织相当普遍,只有较少部分会议组织达到了中级水平。那么,高级会议是什么水平呢?

高级会议组织者须练就高超的会议主持技巧,方能有效地避免或解决争辩和跑题等问题,达成圆满完成会议议题并准时结束会议之目标。

高超的会议主持人需要掌握两大核心技术:

1. 发散与聚焦

会议要集思广益,需要发散性思维,即在自由奔放、充分民主的氛围中,广泛听取与会者意见并相互启发,从而形成激发式思考。

但会议往往容易因发散而陷入“跑题陷阱”,议论过程中,一不小心就会偏离主题,造成议而不决。因此,主持人还须掌握会议讨论技巧,在偏题时礼貌地将讨论拉回到主题,并通过归类、层别、筛选、假设与验证、排除等方法实现措施聚焦。

2. 多维与分步

会议讨论时,由于人们普遍存在认知盲区,因而容易陷入自我的逻辑与判断。对于同一事实,不同的人看到的与认知的往往不一样,也就会作出不一样甚至相互对立的解读,这样极易造成无谓的争吵与辩论,难以形成共识,这是由于人们按照自己的逻辑形成的垂直思考的结果。

有因必有果,有果必有因,但其中的逻辑却存在极大差异。因此,学会水平思考很必要,即与会者从相同的角度或方式进行思考,从而避免冲突。《六顶思考帽》给予我们水平思考的很好方式,值得去练习和感悟。

▌维度:由于每个人成长、学习、工作经历不同,容易形成习惯性观察视角与思考,也就是说,只有一种或两种维度,从而陷入“惯性思维陷阱”。

“因成功,所以失败”,就是这个道理。因而,升维与降维、升层与降层的思维训练变得十分必要。

只要以开放与学习的心态,批判地吸收各种思想与方法,我们的思维维度就会不断地扩维,由一维到二维、由二维到三维、由三维到四维,甚至五维。

如果一个人对同一事物能从3~5个维度进行观察和思考,那么,他就是一个高级、全面的思考者,能在复杂的表象和细节中洞察事情的本质与未来。

▌分步:平行思考法可以让与会者从反应式思考转入程序性思考,有效避免无谓争辩甚至冲突,提高团队集体思考的效率。

我们可通过学习与实践《六顶思考帽》,逐步提升多维与分步思考技术;学习与实践“头脑风暴”,逐步提升发散与聚焦会议的主持技术。

三级会议组织水平体现了不同的思考广度与深度,而要成为高效会议的组织者,需要掌握一些必要的管理工具与技巧,以及这些工具与技巧的组合使用。