如何组织好一场会议?

栏目:文章 发表于:2020-3-19 23:42查看: 110492
随着工作的深入,越来越多的会议是不可避免的,很多时候会议也会对手头的工作产生打断,从而影响工作效率。会议本身也是工作的一部分,有其不可或缺性。作为一个码农,常见的工作会议大体可以分为以下几种类型:常规 ...

随着工作的深入,越来越多的会议是不可避免的,很多时候会议也会对手头的工作产生打断,从而影响工作效率。

会议本身也是工作的一部分,有其不可或缺性。作为一个码农,常见的工作会议大体可以分为以下几种类型:

常规工作会议,包括例会、需求评审会、版本总结会等,这种会议通常有固定的时间或周期,属于工作流程中的一个环节,主要关注会议的效率,避免拖拉和发散。

同步信息会议,所谓的信息同步会,指某些信息需要当面确认同步到位而组织的会议,这类型的会议通常只是一个接收信息的过程,还有对疑惑点的解答。

决策会议,通过讨论分析,需要对某一项事物进行决策,比如是方案选型,在会议结束后需要输出会议决议,也有可能需要连续几次相关讨论才能够进行最终决策。

分享会议,这类会议通常目的性没那么强烈,以学习为准,主讲同学通过分享巩固知识,提高自身的演讲水平,听众吸收分享内容。

既然会议是工作中的一部分,那么如何组织好一场会议?

思考会议的必要性

组织会议之前,需要思考清楚,这是不是一场有必要开的会议?是否通过邮件或者企业微信能解决问题呢?如果没有充分的理由,不建议直接就拉起会议。

准备会议议题

准备好会议议题,估算好时间,充分准备议题材料,在会议没开始之前,需要把议程及会议可能出现的情况在脑海里预演一遍,并提前将议程知会到参会人员。

把控会议节奏,控制会议时间

会议负责人需要严格按照会议议程,把控好会议节奏,特别避免发散讨论。出现与议题无关的讨论时,需要及时制止,把话题拉回到会相关主题上。针对每一个议程,需要控制好会议时间,避免拖堂。

特别强调,在会议开始的时候,一定需要把会议背景会议目标交代清楚。

输出会议纪要

会议结束后,需要以邮件的形式输出会议纪要,会议纪要通常包括会议讨论内容,会议评价决议及后续跟进事项,并确保知会到所有会议的参与人员。对于后续跟进事项,需要有明确的完成时间点,相关负责人完成之后需要同步结论。

以上几点,可以说是一场会议的基本要素。组织一场会议看似简单,其实是很多门道和讲究的,我也一直在学习和思考,应该怎样才能组织好一场高效会议。

最后,关于会议,再说一点很重要的,就是要学会拒绝,拒绝会议。本质上参加会议有两个基本原则:

有收获,有贡献

对于没有收获,又没有贡献的会议,要学会拒绝,避免浪费时间在无谓的会议上,毕竟,大家的时间都是很宝贵的,不是吗?